Qu’est ce que le daily management system (DMS) ?

Définition du Daily Management System ou DMS

Un Daily Management System, aussi communément appelé DMS, ou encore “Système de Gestion au Quotidien”, est un dispositif qui permet de gérer au mieux les opérations dans une organisation. Autrement dit, c’est l’ensemble des bonnes pratiques (les routines et autres opérations du quotidien) qui permettent de garantir une adéquation entre les objectifs opérationnels du site de production et les résultats mesurés sur le terrain. À ne pas confondre avec un MES, qui est un outil de pilotage et de suivi de production en usine : il collecte les données de production en temps réel et fournit une traçabilité totale du processus de fabrication.

L’ensemble de ces mesures de contrôle des opérations sont applicables à tous les niveaux de l’entreprise : du poste le plus proche de la création de valeur, jusqu’aux plus hauts maillons de l’organisation comme les directeurs ou encore les dirigeants.

Daily Management System : Comment cela s’organise ?

Généralement, les responsables effectuent des tournées régulières sur site pour s’assurer d’être en contrôle des besoins, de la productivité, de la qualité des opérations et des indicateurs de performances définis par le site de production. Afin de s’assurer du respect des standards établis et une amélioration continuelle des process, des audits sont effectués.

Puis dans un deuxième temps, une structure de communication sera mise en place afin d’assurer un partage des informations efficaces au sein des différents niveaux de l’organisation, ainsi que de collaborer dans la résolution des éventuels problèmes.

Par conséquent toutes les activités reliées au DMS peuvent être regroupées en trois catégories:

• gestion des connaissances
• inspection de processus
• et contrôle opérationnel, communication et résolution de problèmes.
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Quel est l’intérêt du Daily Management System ?

Le principal avantage du daily management system est qu’il garantit une réponse rapide et efficace aux écarts de performances observés à tous les niveaux de résolution des problèmes. Il repose sur 4 piliers :

• Le management visuel qui permet de visualiser clairement si la performance est bonne ou mauvaise un jour donné et proposer des mesures correctives au moment opportun ;
• Les routines de tour d’atelier (ou Gemba Walk) qui permettent de constater sur le terrain le bon respect des standards définis en terme de sécurité ou de qualité ou tout autre standard que l’entreprise aura définie
• Le plan d’actions qui permet de mettre place un plan et de suivre quotidiennement les actions menées et la réalisation des objectifs
• L’escalade qui permet de traiter l’information avec la personne la plus à même de prendre rapidement des décisions pour restaurer le niveau de performance attendu.

Pourquoi digitaliser votre Daily Management System ?

La digitalisation de votre DMS est essentielle pour gagner du temps, résoudre les problèmes plus vite et avoir l’engagement des équipes de production.

Voici les raisons de digitaliser votre daily management system :

Disposez d’une source unique d’informations

Cette source d’information est visible sur tous les sites de production, les données sont mises à jour en temps réel et peuvent même être complétées par des schémas, des photos ou des vidéos. Vous gagnez ainsi en visibilité sur les performances.

Gagnez un temps considérable et résolvez des problèmes 2 fois plus vite

La préparation des réunions est plus rapide pour les chefs d’équipes car ils disposent de tous les éléments instantanément grâce à des tableaux de bords, ou des rapports. Du côté équipe de production, les problèmes sont aussi résolus plus vite grâce à une communication plus rapide et le fait de pouvoir s’adresser directement à la bonne personne. Cela évite les intermédiaires inutiles.

Connectez les équipes de production et améliorer leur engagement

Les équipes de production deviennent plus autonomes, et elles disposent d’un outil pour remonter les différents problèmes. Ce qui permet de renforcer l’appropriation et l’engagement de tous. Tout cela permet une meilleure surveillance des risques et favorise le mode de travail collaboratif où chacun devient plus libre dans son travail.  Ainsi les problèmes déclarés seront plus précis car chaque utilisateur pourra le décrire dans l’outil directement.

Détenez une base de données riche

Créer votre historique de problèmes et de résolutions vous permettra de gagner en d’efficacité au fil du temps. En effet, l’historique des problèmes permet d’avoir un back up sur les problèmes déjà rencontrés et comment ils ont été résolus précédemment. En connaissant l’historique des problèmes, les équipes bénéficient d’une base riche.  Cette connaissance vous permettra certainement de réduire les récurrences.

La mise en place d’un DMS favorise une culture d’amélioration continue car chaque petit pas, chaque problème résolu sur le terrain sert l’ensemble de l’organisation et réduit la récurrence des problèmes opérationnels.

Maintenant que vous comprenez l’importance d’un DMS, il est temps de découvrir comment centraliser et exploiter efficacement l’ensemble de ces informations pour optimiser vos opérations. Chez Fabriq, nous avons conçu un tableau de bord digital qui vous permet de rassembler toutes les informations liées à vos rituels et routines d’atelier. Vous aurez accès à des fonctionnalités telles que des checklists, des audits et des tours de terrain, des plans d’actions, des indicateurs de performance, ainsi que des outils de résolution de problèmes. Découvrez le tableau de bord digital fabriq pour simplifier la gestion de votre DMS et renforcer votre culture d’amélioration continue.