Les 7 clés pour un plan d’action efficace en usine

Le lean manufacturing permet d’optimiser la performance industrielle et de viser l’excellence opérationnelle en usine. Les résultats sont la création de davantage de valeur, et la diminution de toute forme de gaspillage : la surproduction, les défauts, etc.  

Suivre cette méthode implique de revoir constamment les processus de production pour résoudre les éventuels problèmes, ou apporter des améliorations. Pour accompagner les équipes terrain dans les changements induits, il est indispensable de s’appuyer sur un plan d’action.

Dans cet article, nous vous expliquons plus en détail pourquoi s’en servir, et comment élaborer un plan d’action efficace en 7 étapes.

‍Qu’est-ce qu’un plan d’action ? Cas d'utilisation en usine

Un plan d'action est un document qui répertorie les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs d'un projet. En usine, il est souvent utilisé pour répondre à un problème opérationnel. Il aide par exemple à :

• Lister les tâches à accomplir, par ordre de priorité.
• Prévoir les membres de l'équipe à mobiliser.
• Fixer les échéances à respecter pour trouver une solution dans le délai optimal. 

La résolution de problèmes est un cas d'utilisation fréquent en usine, mais pas le seul. En effet, le plan d'action est souvent utilisé pour la mise en œuvre des démarches QSE (qualité, sécurité, environnement) en industrie.

Pourquoi mettre en place un plan d’action en usine ?

L'élaboration d'un plan d'action est indispensable pour introduire des améliorations ou apporter des changements nécessaires au bon développement de l'entreprise. De ce fait, il s'inscrit pleinement dans une démarche lean, visant l'amélioration continue des processus de fabrication. 

Puisqu’un des piliers du lean manufacturing est la réduction de toute source de gaspillages (produits défectueux, pannes des machines, etc.), suivre un plan d'action devient essentiel pour piloter toutes les étapes d'un projet industriel de façon minutieuse, et anticiper tous les éléments à prendre en compte pour contribuer à sa réussite. 

En effet, par définition, le plan d'action permet de garantir la prise en charge de toutes les actions nécessaires pour atteindre un objectif commun. Qu'il s'agisse de la mise en place d'une nouvelle procédure de maintenance, ou de l’élimination correcte des produits chimiques utilisés en usine, le plan d'action est le lien entre la vision stratégique et la réalisation opérationnelle d'un projet. Il permet de décliner les objectifs sous forme de tâches à exécuter. Cette description aide non seulement à anticiper la charge de travail, mais aussi à prévoir les moyens matériels, financiers et techniques nécessaires, et enfin à impliquer les équipes qui seront concernées par le projet.

Les étapes pour élaborer un plan d’action efficace

À première vue, la création d'un plan d'action semble facile. Cependant, pour qu’il soit réussi, il ne doit pas se limiter à une simple liste des tâches à accomplir. En effet, il existe plusieurs éléments à prendre en compte. 

Voici les 7 étapes indispensables pour élaborer un bon plan d’action. 

1. Définir les objectifs

Aussi évident que cela puisse paraître, le premier pas vers un plan d’action réussi consiste à établir clairement ce que vous souhaitez réaliser grâce à votre projet. Par exemple : réduire de 50% les temps de préparation entre deux travaux sur une ligne de production qui reste inactive trop longtemps.

2. Répertorier les tâches à accomplir pour atteindre vos objectifs

Après avoir identifié les finalités de votre projet, vous pouvez procéder à la liste des actions qui permettent d’obtenir les résultats souhaités. Soyez précis et ne négligez pas les étapes critiques du projet, notamment celles qui demandent que d’autres actions soient effectuées pour pouvoir démarrer : elles seront prioritaires. Pensez à impliquer vos équipes dans la définition de ces tâches. 

3. Attribuer les tâches aux bonnes personnes

Une fois le projet décomposé en plusieurs actions, assignez-les aux membres de l’équipe disposant des compétences nécessaires pour les accomplir. Cela aidera à garantir que les tâches soient accomplies de manière efficace et efficiente.

4. Planifier les délais de réalisation

Pour que chacun dispose de toutes les informations pour avancer, il est indispensable d’ajouter des échéances pour chacune des tâches listées, en s’assurant qu’elles sont réalistes. Cela permettra de suivre l'avancement du projet et de s'assurer que tout se déroule comme prévu.

5. Rester à l’écoute de vos équipes

Tout travail d’équipe exige une communication claire, mais cela ne suffit pas. Favorisez le soutien, encouragez les formations et multipliez les occasions d’échange. Et ce, notamment avec les éventuels collaborateurs réticents, qui auront besoin de plus d’informations pour être impliqués dans la réussite du projet. 

6. Organiser des points d’avancée réguliers

Voici un moyen efficace, voire incontournable, pour suivre l’état d’avancement d’un projet et résoudre les éventuels points de blocage ! Encore mieux s’il s’agit d’animations à intervalle court (AIC, ou SIM pour « Short Interval Management »). Ces réunions sont très populaires dans l'industrie, car souvent de courte durée et réservées à un petit comité, dans le but d’avancer sur un sujet bloquant rapidement.‍

7. Mesurer les résultats et adapter le plan d’action si besoin

N’oubliez pas de prévoir du temps pour évaluer les progrès que vous avez réalisés avec votre équipe, en mettant notamment en place des indicateurs de performance. Et ce, non seulement à la fin du projet, mais même en cours de mise en œuvre, afin d’adapter le plan d’action en conséquence, si besoin. 

Pour résumer

Le plan d’action est un outil précieux pour résoudre des problèmes opérationnels sur les lignes de production, ou pour mettre en œuvre de nouveaux processus ou des améliorations en usine.

Pour être réellement efficace, un plan d’action doit contenir :

• une description précise de l'objectif à atteindre ;
• les différentes tâches ou étapes à accomplir pour atteindre cet objectif ;
• les personnes qui seront chargées de réaliser chaque tâche ;
• la date de livraison de chaque tâche (échéances et jalons) ;
• Une prévision des moyens matériels, financiers et techniques nécessaires pour accomplir les différentes tâches ;
• les indicateurs pour évaluer les progrès obtenus.

Pour gagner du temps dans la mise en place et le suivi d’un plan d’action, un logiciel dédié, tel qu'un outil de management de la performance, simplifie l’échange et le partage des données, accessibles en temps réel par tous les collaborateurs impliqués dans le projet.